Một giáo sư ở nhóm nghiên cứu có tiếng nhận vài chục thư mỗi tháng từ người muốn làm tiến sĩ. Phần lớn không được trả lời.
Nguyên nhân hiếm khi là người gửi không đủ năng lực — mà là thư không cho người nhận đủ thông tin để quyết định trong ba mươi giây họ dành cho nó.
Người nhận đang tìm gì
Trong vài dòng đầu, họ trả lời ba câu:
Người này có thật sự đọc công việc của tôi không — hay đây là thư gửi hàng loạt.
Nền tảng của họ có phù hợp với việc nhóm đang làm không.
Họ có tự lo được kinh phí không, hay tôi phải tìm nguồn.
Thư trả lời được ba câu này trong bốn đoạn ngắn có tỉ lệ được hồi âm cao hơn hẳn thư dài kể về động lực và ước mơ.
Cấu trúc bốn đoạn
Đoạn một — bạn là ai, một câu. Đang học hoặc đã tốt nghiệp ngành gì, ở đâu, và mốc thời gian bạn muốn bắt đầu.
Đoạn hai — vì sao là nhóm này. Đây là đoạn quyết định. Nhắc một công trình cụ thể của họ, nói bạn quan tâm phần nào, và nêu một câu hỏi hoặc một hướng tiếp nối mà bạn nghĩ tới.
Một câu hỏi thật về công việc của họ là thứ phân biệt rõ nhất thư đã đọc bài với thư chưa đọc.
Đoạn ba — bạn mang lại gì. Kỹ năng cụ thể, kinh nghiệm nghiên cứu, phương pháp đã dùng. Nếu có bài hoặc bản thảo, nhắc ngắn.
Nêu cụ thể: "đã thu và phân tích dữ liệu cho một nghiên cứu 180 mẫu bằng phương pháp X" mạnh hơn nhiều so với "có kinh nghiệm nghiên cứu".
Đoạn bốn — bạn hỏi gì. Nhóm có nhận nghiên cứu sinh cho kỳ nào không, và nếu có thì bạn cần chuẩn bị gì.
Và một câu về kinh phí: bạn đang xin học bổng nào, hoặc bạn sẵn sàng cùng xin nếu nhóm có kênh. Câu này trả lời trước một trong ba câu hỏi của người nhận.
Độ dài và hình thức
Toàn bộ thư nên đọc hết trong một màn hình — khoảng hai trăm tới hai trăm rưỡi từ.
Tiêu đề thư cụ thể: nêu rõ bạn hỏi về vị trí nghiên cứu sinh và hướng nào. Tiêu đề chung chung dễ bị bỏ qua.
Đính kèm: lý lịch khoa học hai trang. Không đính kèm bảng điểm, chứng chỉ, hay bài báo toàn văn ở thư đầu — nếu họ quan tâm, họ sẽ hỏi.
Và gọi đúng tên và chức danh. Thư gửi sai tên là thư bị xoá ngay, và lỗi này xảy ra thường xuyên với thư gửi hàng loạt.
Năm lỗi làm thư bị bỏ qua
Không nhắc tới công việc cụ thể nào của họ. Lỗi phổ biến nhất.
Kể dài về động lực và hoàn cảnh cá nhân. Phần này thuộc về bài luận trong hồ sơ chính thức, không thuộc thư liên hệ đầu.
Thư quá dài. Thư một nghìn từ thường không được đọc hết.
Không nói gì về kinh phí. Người nhận phải đoán, và đoán theo hướng bất lợi.
Hỏi những gì đã có trên trang của nhóm. Nó cho thấy bạn chưa xem.
Thời điểm gửi
Sớm hơn nhiều người nghĩ: ít nhất tám tới mười hai tháng trước thời điểm bạn muốn bắt đầu.
Lý do: nhiều học bổng có hạn nộp sớm; nếu nhóm phải xin kinh phí cho vị trí, việc đó mất nhiều tháng; và các vị trí có sẵn thường được lấp sớm.
Tránh gửi vào các giai đoạn cao điểm của năm học ở nước đó và các kỳ nghỉ dài — thư gửi lúc đó dễ chìm.
Theo dõi sau khi gửi
Nếu không có hồi âm sau hai tuần, gửi một thư nhắc ngắn — ba câu, đính kèm thư cũ.
Một lần nhắc là hợp lý. Nhắc lần thứ hai thì không.
Và nếu vẫn không có hồi âm: đó không phải câu trả lời về bạn. Người nhận có thể đang quá tải, không nhận người, hoặc thư rơi vào thư mục rác. Chuyển sang nhóm khác.
Cách làm hiệu quả: gửi cho năm tới tám nhóm, mỗi thư viết riêng. Gửi một thư cho hai mươi nhóm bằng cách đổi tên thì tỉ lệ hồi âm gần như bằng không — và người trong cùng lĩnh vực đôi khi nói chuyện với nhau.
Khi nhận được hồi âm
Ba dạng thường gặp:
"Hiện tôi không nhận người." Cảm ơn, và hỏi một câu: họ có biết ai trong lĩnh vực đang tìm người không. Câu hỏi này đôi khi dẫn tới một giới thiệu.
Câu hỏi ngược lại — về nền tảng, về kinh phí, về thời gian. Trả lời nhanh, cụ thể, và đầy đủ. Đây là lúc gửi thêm tài liệu nếu được hỏi.
Đề nghị một cuộc gọi. Chuẩn bị như một buổi phỏng vấn: đọc lại các bài của nhóm, chuẩn bị một bản trình bày ba phút về công việc của mình, và chuẩn bị câu hỏi cho họ.
Và trong mọi trường hợp, trả lời trong vòng một hai ngày. Người đã bỏ thời gian viết cho bạn sẽ chú ý tới việc bạn mất bao lâu để hồi đáp.
Người nhận thư tìm gì trong vài dòng đầu?
Bạn có thật sự đọc công việc của họ không, nền tảng của bạn có phù hợp không, và bạn có tự lo được kinh phí không.
Thư nên dài bao nhiêu?
Khoảng hai trăm tới hai trăm rưỡi từ — đọc hết trong một màn hình; thư một nghìn từ thường không được đọc hết.
Nên gửi trước bao lâu?
Ít nhất tám tới mười hai tháng trước thời điểm muốn bắt đầu, vì học bổng có hạn sớm và việc xin kinh phí cho vị trí mất nhiều tháng.
Không có hồi âm thì sao?
Nhắc một lần sau hai tuần, không nhắc lần hai — và việc im lặng không phải câu trả lời về bạn, hãy chuyển sang nhóm khác.
