Trong hồ sơ xin học tiến sĩ, có một tài liệu bạn không viết nhưng lại thường được đọc kỹ nhất: thư giới thiệu. Bảng điểm cho thấy bạn học được, đề cương cho thấy bạn nghĩ được, nhưng chỉ thư giới thiệu cho biết một người đã từng làm việc với bạn đánh giá bạn thế nào khi đối mặt với một vấn đề nghiên cứu thật. Hội đồng tuyển sinh, đặc biệt là người hướng dẫn tương lai, đọc thư để trả lời một câu hỏi duy nhất: người này có làm được nghiên cứu độc lập không?
Ở Việt Nam, văn hoá viết thư giới thiệu khác với thói quen ở các trường nước ngoài. Nhiều thầy cô quen viết thư xác nhận ngắn gọn, ca ngợi chung chung. Thư như vậy không có hại, nhưng gần như không giúp gì. Việc của bạn là chọn đúng người và giúp họ viết được một thư cụ thể.
Người đọc tìm gì trong một thư giới thiệu
Một thư giới thiệu có trọng lượng thường có những yếu tố sau:
- Bối cảnh quen biết rõ ràng: người viết biết bạn trong vai trò gì, bao lâu, làm việc cùng nhau ở mức nào.
- Ví dụ cụ thể: một tình huống bạn tự giải quyết được một vấn đề, một ý tưởng bạn đề xuất, một lần bạn kiên trì với kết quả không như mong đợi.
- So sánh có căn cứ: “trong số khoảng ba mươi sinh viên tôi đã hướng dẫn luận văn, em thuộc nhóm hai ba người đứng đầu về khả năng làm việc độc lập”. Người đọc nước ngoài coi trọng loại so sánh này.
- Đánh giá trung thực về điểm cần phát triển, nói theo hướng tích cực. Một thư không có chút giới hạn nào đôi khi kém tin cậy hơn.
- Khẳng định rõ ràng: người viết tin bạn phù hợp với bậc tiến sĩ, và nếu đúng, tin bạn phù hợp với đúng nhóm đó.
Ngược lại, thư liệt kê lại bảng điểm, khen “chăm chỉ, ngoan, có tinh thần trách nhiệm” mà không có ví dụ, hoặc chỉ nói bạn đã học môn của người viết và đạt điểm cao, gần như không mang lại gì.
Chọn ai viết
Phần lớn hồ sơ yêu cầu hai hoặc ba thư. Nguyên tắc chọn đơn giản: người biết rõ năng lực nghiên cứu của bạn nhất, không phải người có chức vụ cao nhất.
| Người viết | Giá trị | Lưu ý |
|---|---|---|
| Người hướng dẫn luận văn thạc sĩ hoặc khoá luận | Cao nhất, vì đã thấy bạn làm nghiên cứu từ đầu tới cuối | Gần như bắt buộc phải có |
| Người đứng đầu nhóm bạn từng làm trợ lý nghiên cứu | Cao, nhất là nếu có bài báo chung | Nhờ họ nói rõ phần đóng góp của bạn |
| Cấp trên ở nơi làm việc có liên quan nghiên cứu | Trung bình tới cao, tuỳ công việc | Phù hợp với người đã đi làm vài năm |
| Giảng viên một môn bạn học giỏi | Thấp tới trung bình | Chỉ dùng khi đã có thư nghiên cứu khác |
| Trưởng khoa, hiệu trưởng ít làm việc trực tiếp với bạn | Thấp | Danh xưng không bù được thiếu chi tiết |
Nếu bạn từng thực tập ngắn hạn hoặc có hợp tác với một nhà nghiên cứu nước ngoài, thư của họ thường có giá trị đặc biệt: người đọc quen với cách viết của họ và dễ đặt thư vào bối cảnh.
Khi đã đi làm nhiều năm và mất liên lạc với thầy cũ, hãy liên lạc lại sớm, kể ngắn những gì bạn đã làm từ đó, và hỏi thầy có còn đủ nhớ để viết một thư cụ thể không. Thầy nói không đủ nhớ là câu trả lời trung thực và có ích.
Nhờ viết: thời điểm và cách nói
Nhờ ít nhất bốn tới sáu tuần trước hạn nộp đầu tiên, sớm hơn nếu bạn nộp nhiều nơi hoặc người viết hay đi công tác. Gặp trực tiếp hoặc gọi điện trước, rồi gửi thư điện tử xác nhận. Một cách nói vừa lịch sự vừa rõ ràng:
“Em đang chuẩn bị hồ sơ xin học tiến sĩ ngành này ở một số trường. Thầy là người đã hướng dẫn em làm luận văn và hiểu rõ cách em làm nghiên cứu. Thầy có sẵn lòng viết cho em một thư giới thiệu cụ thể về quá trình đó không ạ? Nếu thầy thấy thời gian không phù hợp, em hoàn toàn hiểu.”
Câu cuối cho người viết lối ra. Một người miễn cưỡng nhận lời thường viết một thư nhạt hoặc trễ hạn; tốt hơn là biết sớm để tìm người khác.
Gói tài liệu cho người viết
Đây là bước tạo ra khác biệt lớn nhất. Người viết, dù quý bạn đến đâu, cũng không nhớ hết chi tiết từ vài năm trước. Hãy gửi họ một gói gọn gàng gồm:
- Danh sách nơi nộp: tên trường, chương trình, người hướng dẫn dự kiến, hạn nộp, cách gửi thư (qua hệ thống, qua thư điện tử, hay bạn tải lên).
- Lý lịch khoa học mới nhất.
- Bản nháp thư động lực hoặc đề cương, để thư giới thiệu khớp với câu chuyện bạn kể.
- Một trang nhắc nhớ: những việc cụ thể bạn đã làm cùng người viết, mốc thời gian, kết quả. Ví dụ: “Tháng ba, em tự đề xuất đổi phương pháp lấy mẫu sau khi thấy dữ liệu đợt đầu lệch; kết quả là chương ba của luận văn và bài báo hội nghị sau đó.”
- Điều bạn mong thư nhấn mạnh: một hai năng lực liên quan tới đề tài tiến sĩ, nói nhẹ nhàng.
Trang nhắc nhớ là phần quan trọng nhất. Nó không phải là thư soạn sẵn; nó là danh sách sự việc để người viết kể lại bằng lời của mình. Ranh giới này quan trọng, xem phần dưới.
Khi người viết đề nghị bạn tự soạn
Ở Việt Nam, khá nhiều thầy cô bận rộn nói thẳng: em soạn đi, thầy đọc rồi ký. Đây là chỗ cần cẩn thận. Nhiều trường nước ngoài yêu cầu người giới thiệu xác nhận tự viết thư, và một số hệ thống còn dùng công cụ phát hiện thư có văn phong trùng với thư động lực của ứng viên. Hội đồng có kinh nghiệm cũng nhận ra khá dễ một thư do ứng viên tự viết: giọng giống hệt, chi tiết đúng những điều ứng viên muốn nói.
Cách xử lý vừa tôn trọng thầy vừa an toàn:
- Gửi trang nhắc nhớ thật chi tiết, chia theo đoạn ý, để thầy chỉ cần viết thành câu.
- Đề nghị thầy viết bằng tiếng Việt nếu thầy thoải mái hơn, rồi hỏi trường xem quy trình nộp thư có bản dịch thế nào.
- Nếu thầy vẫn muốn bạn soạn, hãy ít nhất để thầy đọc kỹ, sửa theo ý mình và gửi trực tiếp qua hệ thống từ địa chỉ thư của thầy.
Những lỗi kỹ thuật hay gặp
- Địa chỉ thư cá nhân. Thư giới thiệu gửi từ địa chỉ miễn phí thay vì địa chỉ cơ quan bị đánh giá thấp hơn, có khi bị nghi ngờ. Nhờ người viết dùng địa chỉ của trường.
- Không có giấy tiêu đề và chữ ký. Nếu tải thư lên dạng tệp, thư nên có tiêu đề cơ quan, ngày, chữ ký, chức danh và thông tin liên hệ.
- Thư ghi sai tên chương trình khi người viết dùng một thư cho nhiều nơi. Nhắc nhẹ người viết đổi tên trường và chương trình cho từng nơi.
- Hệ thống gửi đường dẫn vào hộp thư rác của người viết. Báo trước cho họ biết sẽ có thư từ hệ thống và tiêu đề thư thường trông thế nào.
- Trễ hạn. Kiểm tra trạng thái trên hệ thống một tuần trước hạn. Nếu chưa nhận, nhắc nhẹ một lần, kèm lại đường dẫn.
Nộp nhiều nơi trong một mùa
Người nộp tám mười chương trình cùng lúc đặt lên vai người viết thư một khối việc không nhỏ: mỗi nơi một đường dẫn, một biểu mẫu, đôi khi một bảng đánh giá ứng viên theo thang điểm riêng. Vài cách giảm tải cho họ:
- Gửi một bảng duy nhất liệt kê tất cả nơi nộp, hạn, cách gửi và trạng thái, cập nhật mỗi tuần. Người viết không phải lục thư để biết còn nơi nào chưa gửi.
- Kích hoạt yêu cầu thư theo đợt thay vì rải rác: nhập thông tin người giới thiệu vào tất cả hệ thống trong cùng một tuần, báo trước cho họ rằng sẽ có khoảng ngần ấy thư tự động.
- Chuẩn bị sẵn phần đánh giá theo thang nếu hệ thống có: một số chương trình hỏi người giới thiệu xếp bạn vào nhóm phần trăm nào về từng năng lực. Nhắc họ rằng câu hỏi này sẽ xuất hiện để họ cân nhắc một lần cho mọi nơi.
- Cân nhắc số lượng. Nếu danh sách quá dài, hỏi thầy có sẵn lòng không, hoặc chia: hai thư cố định cho mọi nơi, thư thứ ba thay đổi theo hướng của từng chương trình.
Khi một người giới thiệu không gửi kịp
Chuyện xảy ra nhiều hơn người ta nghĩ: thầy ốm, đi công tác vùng không có mạng, hoặc đơn giản là quên. Nếu còn một tuần mà chưa có thư, nhắc một lần bằng thư ngắn kèm đường dẫn. Nếu còn hai ba ngày, gọi điện hoặc nhờ người ở khoa nhắc trực tiếp. Nếu đã quá hạn, viết cho văn phòng tuyển sinh của chương trình: nhiều nơi vẫn nhận thư trễ vài ngày khi hồ sơ chính đã đủ, miễn là bạn báo trước. Đừng tự ý đổi người giới thiệu vào phút chót mà không báo người cũ; trong giới học thuật nhỏ, chuyện đó dễ thành hiểu lầm.
Sau khi nộp
Gửi lời cảm ơn ngay khi thư đã được gửi, và báo kết quả khi có, kể cả khi không được nhận. Người viết thư cho bạn là người sẽ viết tiếp khi bạn xin postdoc hay xin việc sau này. Một người thầy được cập nhật thường xuyên sẽ viết thư thứ hai tốt hơn thư thứ nhất, vì họ đã thấy bạn đi xa thêm một đoạn.
Câu hỏi thường gặp
Nên nhờ người viết thư giới thiệu trước bao lâu?
Ít nhất bốn tới sáu tuần trước hạn nộp, tốt hơn là hai tháng nếu bạn nộp nhiều nơi. Nhắc nhẹ một tuần trước hạn là phép lịch sự được chấp nhận.
Người có chức vụ cao nhưng ít biết mình có nên nhờ viết không?
Thường không nên. Một thư chung chung từ người có chức vụ yếu hơn một thư cụ thể từ người trực tiếp hướng dẫn bạn, vì người đọc tìm bằng chứng về năng lực nghiên cứu chứ không tìm danh xưng.
Người viết bảo mình tự soạn thư rồi họ ký có được không?
Việc này khá phổ biến ở Việt Nam nhưng nhiều trường nước ngoài coi là không phù hợp và một số yêu cầu người giới thiệu cam kết tự viết. Cách an toàn hơn là gửi họ bản tóm tắt chi tiết các sự việc để họ viết bằng lời của mình.
Thư giới thiệu bằng tiếng Việt rồi dịch có được không?
Một số trường chấp nhận kèm bản dịch có công chứng, nhưng thư gửi qua hệ thống trực tuyến thường phải bằng tiếng Anh. Nếu người viết không viết được tiếng Anh, hãy hỏi trường cụ thể về quy trình.
Có được đọc thư giới thiệu của mình không?
Phần lớn hệ thống hỏi bạn có từ bỏ quyền xem thư không. Nên chọn từ bỏ, vì thư bạn có thể xem được thường bị người đọc coi nhẹ hơn.
