Hội nghị là nơi nghiên cứu sinh gặp được những người sẽ phản biện bài của mình, nhận mình vào postdoc, hoặc trở thành cộng sự. Nhưng điều đó chỉ xảy ra với hội nghị đúng chỗ, và với người có chuẩn bị.
Chọn hội nghị: bốn dấu hiệu kiểm được
Ai từng trình bày ở đó. Mở chương trình các năm trước và tìm tên những người bạn đã đọc bài. Nếu không có tên nào bạn nhận ra, hội nghị đó không phải chỗ cộng đồng của bạn gặp nhau.
Hội nghị có bình duyệt tóm tắt không, và ai bình duyệt. Hội nghị nhận mọi tóm tắt gửi tới không cho bạn tín hiệu nào về chất lượng.
Người hướng dẫn và các postdoc trong nhóm đi hội nghị nào. Đây là câu hỏi nên hỏi thẳng, và câu trả lời thường chính xác hơn mọi việc tra cứu.
Quy mô. Hội nghị chuyên đề nhỏ, vài trăm người, thường có giá trị hơn hội nghị lớn cho lần đầu: bạn thật sự nói được chuyện với người khác, thay vì đi trong biển người.
Nhận diện hội nghị không đáng dự
Có những hội nghị tồn tại để thu phí đăng ký. Dấu hiệu:
Thư mời gửi tới hộp thư của bạn, gọi tên bạn nhưng nội dung chung chung, và phạm vi chủ đề rất rộng — "khoa học, kỹ thuật và quản lý".
Nhận tóm tắt trong vài ngày, đôi khi trong vài giờ.
Hứa xuất bản trong một tạp chí có tên nghe quen mà không nói rõ là tạp chí nào.
Hội đồng khoa học liệt kê nhiều tên nhưng không có liên kết tới trang của họ.
Cách kiểm nhanh: tìm tên hội nghị kèm năm trước và xem có ai bạn biết từng dự không. Và hỏi người hướng dẫn trước khi đóng phí — đây là điều nên làm với mọi hội nghị bạn chưa nghe tên.
Viết tóm tắt được nhận
Tóm tắt hội nghị khác tóm tắt bài báo: nó phải cho người đọc biết bạn sẽ nói gì, không chỉ bạn đang làm gì.
Bốn phần trong khoảng ba trăm từ:
Vấn đề và vì sao nó quan trọng — hai câu.
Bạn đã làm gì — phương pháp, đủ cụ thể để người trong ngành hình dung được.
Kết quả — đây là phần quyết định. Tóm tắt không có kết quả nào, chỉ hứa "kết quả sẽ được trình bày", là loại bị từ chối nhiều nhất.
Nó có ý nghĩa gì — một hai câu.
Và đọc kỹ yêu cầu của hội nghị: giới hạn từ, có được dùng hình không, các mục bắt buộc. Tóm tắt bị loại vì sai định dạng là loại tệ nhất vì nó không liên quan gì tới nội dung.
Bài nói hay poster
Nhiều người coi poster là giải khuyến khích. Thực tế với nghiên cứu sinh, poster thường có giá trị hơn: bạn đứng cạnh nó một tiếng và nói chuyện thật với mười người, thay vì trình bày mười lăm phút cho một phòng rồi hết.
Nếu là bài nói: canh thời gian bằng cách nói thử có bấm giờ, ít nhất ba lần. Quá giờ là lỗi bị nhớ nhiều nhất. Và chuẩn bị để bỏ được vài trang nếu bị cắt thời gian — chuyện thường xảy ra khi phiên bị chậm.
Nếu là poster: thiết kế để người đi ngang hiểu được ý chính trong mười giây. Một câu kết luận lớn ở trên, ít chữ, hình lớn. Poster dày chữ thì không ai dừng lại.
Và với poster: chuẩn bị một bản nói ba mươi giây và một bản hai phút. Người dừng lại hỏi "bạn làm gì" cần bản ngắn trước.
Xử lý câu hỏi
Ba nguyên tắc, và chúng đủ cho gần như mọi tình huống:
Câu hỏi bạn không biết trả lời: nói thẳng là chưa biết, và nói bạn nghĩ nên kiểm thế nào. Đây là câu trả lời được tôn trọng; cố đoán một câu trả lời thì người hỏi nhận ra ngay.
Câu hỏi nghe như phê bình: phần lớn không phải nhằm hạ bạn. Người hỏi thường đang nghĩ cùng vấn đề. Cảm ơn, trả lời phần trả lời được, và ghi lại phần cần suy nghĩ thêm.
Câu hỏi bạn không nghe rõ vì ngoại ngữ hoặc vì micro: nhờ nhắc lại. Không ai đánh giá thấp việc này, và trả lời sai câu hỏi thì tệ hơn nhiều.
Mang theo một quyển sổ và ghi mọi câu hỏi nhận được. Danh sách đó là phần giá trị nhất bạn mang về — nó cho biết người trong ngành thấy điểm yếu của công việc bạn ở đâu.
Dùng hội nghị để mở quan hệ
Đây là mục đích thật, và nó cần chuẩn bị trước khi đi:
Đọc chương trình, chọn ba tới năm người bạn muốn nói chuyện, và đọc một bài gần nhất của mỗi người.
Gửi thư trước hội nghị cho hai ba người trong số đó — ngắn, nói bạn sẽ dự, bạn làm về gì, và xin mười lăm phút cà phê. Tỉ lệ nhận cao hơn nhiều so với việc tiếp cận tại chỗ.
Và tới các buổi ăn, buổi tiếp tân, các phiên poster — đó là nơi các cuộc nói chuyện diễn ra, không phải trong hội trường.
Tiền và hai việc nên làm trước khi về
Nguồn tài trợ đi hội nghị hay bị bỏ qua: quỹ hỗ trợ nghiên cứu sinh của trường, khoản đi lại trong đề tài của người hướng dẫn, học bổng đi hội nghị do chính hội nghị cấp cho nghiên cứu sinh, và các quỹ của hội chuyên ngành. Nhiều nơi có hạn nộp trước hội nghị vài tháng, nên tìm ngay khi có ý định dự.
Hai việc trước khi rời hội nghị: ghi lại tên và liên hệ của những người bạn đã nói chuyện, kèm một dòng về nội dung — sau ba ngày bạn sẽ không nhớ ai là ai.
Và gửi thư tiếp nối trong vòng một tuần, nhắc lại nội dung đã bàn. Phần lớn giá trị của một hội nghị mất đi ở chính bước này: mọi người về nhà, vào việc, và không ai viết thư.
Chọn hội nghị dựa vào gì?
Mở chương trình các năm trước tìm tên người bạn đã đọc bài, kiểm có bình duyệt tóm tắt không, và hỏi người hướng dẫn đi hội nghị nào.
Dấu hiệu hội nghị không đáng dự?
Thư mời chung chung với phạm vi rất rộng, nhận tóm tắt trong vài giờ, hứa xuất bản ở tạp chí không nêu rõ tên.
Poster có kém hơn bài nói không?
Không hẳn — với nghiên cứu sinh, poster thường giá trị hơn vì bạn nói chuyện thật với mười người trong một tiếng.
Trả lời thế nào khi không biết câu trả lời?
Nói thẳng là chưa biết và nói bạn nghĩ nên kiểm thế nào — cố đoán thì người hỏi nhận ra ngay.
