Giữ hồ sơ công bố của mình nhất quán: tên, định danh và trang cá nhân

Đây là việc tốn ba mươi phút một lần và ảnh hưởng tới hồ sơ của bạn trong suốt sự nghiệp. Phần lớn người làm nghiên cứu ở Việt Nam chưa làm, và hậu quả chỉ lộ ra sau vài năm.

Vấn đề: tên tiếng Việt rất dễ bị tách hoặc gộp hồ sơ

Hai lỗi xảy ra cùng lúc trong các hệ thống tra cứu và danh bạ học thuật:

Bị tách: bạn viết tên theo ba cách qua các bài — họ trước tên sau, tên trước họ sau, có tên đệm và không có tên đệm, có dấu và không dấu. Hệ thống coi đó là ba người, và mỗi hồ sơ chỉ có một phần công bố của bạn.

Bị gộp: tên Việt trùng nhau rất nhiều. Một hồ sơ có thể chứa công bố của hai ba người cùng tên — và chỉ số của bạn hoặc bị đội lên hoặc bị lẫn với người khác.

Cả hai đều gây hậu quả thật: khi ai đó xét hồ sơ của bạn — hội đồng, nhà tài trợ, nơi tuyển dụng — họ tra và thấy một phần công bố, hoặc thấy thông tin không khớp với bản kê của bạn.

Việc thứ nhất: chọn một cách viết tên và giữ mãi

Quyết định một lần, rồi dùng đúng cách đó cho mọi bài từ nay:

Thứ tự họ và tên — theo quy ước của lĩnh vực bạn công bố.

Có ghi tên đệm hay không, và nếu có thì viết đủ hay viết tắt.

Có dấu hay không dấu. Không dấu an toàn hơn cho các hệ thống quốc tế.

Nếu tên bạn rất phổ biến, cân nhắc ghi đủ tên đệm — điều này tăng khả năng phân biệt đáng kể và không tốn gì.

Ghi cách viết đã chọn vào một ghi chú và dùng lại khi khai báo ở mọi nơi: bài báo, hồ sơ hội nghị, trang cá nhân, danh bạ.

Việc thứ hai: một định danh nghiên cứu

Có các hệ thống định danh dành cho người làm nghiên cứu, cấp cho bạn một mã duy nhất và miễn phí. Mã đó gắn với bạn, không phụ thuộc cách viết tên.

Ba việc nên làm sau khi có mã:

Khai mã đó khi gửi bài — nhiều tạp chí đã yêu cầu, và nó tự nối bài với hồ sơ của bạn.

Bổ sung các bài cũ vào hồ sơ định danh đó.

Ghi mã vào sơ yếu lý lịch và trang cá nhân.

Đây là cách duy nhất giải được cả hai lỗi tách và gộp, vì nó không dựa vào tên.

Việc thứ ba: rà các hồ sơ tự động về mình

Các danh bạ học thuật và hệ thống tra cứu tự tạo hồ sơ cho bạn từ dữ liệu công khai, kể cả khi bạn không đăng ký. Những hồ sơ này thường có lỗi.

Mỗi năm một lần, tra tên mình ở các hệ thống chính và kiểm bốn điều:

Có mấy hồ sơ mang tên bạn, và chúng có bị tách không?

Trong hồ sơ có bài nào không phải của bạn không?

Tổ chức công tác có đúng và có cập nhật không?

Lĩnh vực được gán có đúng không?

Phần lớn hệ thống có cơ chế để người trong hồ sơ yêu cầu sửa hoặc gộp. Việc này mất ít thời gian và nó sửa được thứ mà người xét hồ sơ của bạn sẽ nhìn thấy.

Việc thứ tư: một trang cá nhân bạn kiểm soát được

Các hồ sơ tự động do người khác quản. Một trang của riêng bạn là nơi thông tin chắc chắn đúng.

Không cần phức tạp. Bốn phần là đủ: bạn làm gì, bằng hai ba câu cho người ngoài chuyên ngành hẹp đọc được; danh sách công bố, có liên kết; thông tin liên hệ; và mã định danh của bạn.

Đặt ở đâu: trang cá nhân trên hệ thống của cơ sở bạn làm việc là lựa chọn bền nhất. Nếu không có, một trang riêng đơn giản cũng được — miễn là bạn giữ nó cập nhật.

Cập nhật mỗi khi có bài mới. Một trang cũ ba năm gây ấn tượng xấu hơn không có trang.

Vì sao đáng làm sớm

Sửa về sau khó hơn nhiều: bài đã đăng không đổi được tên tác giả, nên mọi bài viết sai cách sẽ ở lại vĩnh viễn và bạn chỉ có thể gộp bằng định danh.

Với người mới có một hai bài, việc này mất ba mươi phút và giải quyết dứt điểm. Với người đã có hai mươi bài viết theo năm cách khác nhau, việc dọn lại mất nhiều buổi và không bao giờ sạch hoàn toàn.

Với nhóm nghiên cứu

Nếu bạn dẫn nhóm, đây là việc nên yêu cầu mọi thành viên làm trong tuần đầu: chọn cách viết tên, lấy mã định danh, và ghi cả hai vào một danh sách chung của nhóm.

Nó tránh được tình huống một bài của nhóm ghi tên một thành viên theo cách khác các bài trước, và nó giúp chính họ về sau.